「就業規則」とは簡単に言うと、学校の校則・学則の会社版です。労働者が10名以上の事業場に作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。規則には、働く社員の労働条件・服務規律などがあります。
しかし、就業規則作成には時間やコストがかかるため、経営者・従業員ともに必要性を重要視していない企業が多々あります。
就業規則は何も問題がなければ必要のないものかもしれませんが、労使間のトラブルや、問題視される従業員がいた場合、就業規則が生かされてきます。
多くの経営者はトラブルが起きてから就業規則の作成を考えますが、それだと事態を余計に悪化させてしまう場合がありますので、トラブルが起きる前に就業規則を作成し内容を明文化しておくことが重要です。
と言うのも、訴訟などの公の場で争うことになった場合、就業規則の規定内容の確認が行われます。就業規則がしっかり作成されていないと、企業側が大変不利な状況になってしまいます。そういったことにならないためにも作成は慎重に行わなくてはなりません。
また、他の企業の就業規則をそのまま引用している企業も多く見られますが、それでは何か問題があったときに就業規則の意味をなしません。
作成していない企業はもちろん、他社の就業規定内容を使用しているという企業も問題が起きる前に、一度、当事務所までご相談ください。
就業規則等会社規定の作成・変更
就業規則には2つの意義
- 労基法等労働に関する法律に立脚した労働条件としての就業規則
- 民法における契約、使用者と労働者の合意による契約としての就業規則
1のような「労働法」に重点を置いた企業が多くありますが、これでは労働者の権利を並べてあるだけなので、労働者の権利意識が高まっている現在では、不利な状態になります。
2のような経営者と労働者の権利義務を明確に著した就業規定にすることが、これからの人事労務管理の重要なテーマとなります。
労働トラブル
近年、解雇や退職勧奨、労働条件の変更などが原因で企業と従業員との間での紛争が増加傾向にあります。
問題社員への対応
従業員は会社にとって大切な財産です。
しかし、中には会社のルールや秩序を乱す従業員も出てきます。会社としては解雇やそれ相応の対応を考えると思いますが、解雇される側の従業員にとっては、身分の喪失であり法律で定められているので、即解雇というわけにはいきません。
解雇はトラブルが多い問題なので、慎重に進める必要があります。
突然の解雇はトラブルの元。しっかりと段階を踏むこと
解雇はされる側にとっては、自分の生活がかかっていますから解雇は重大な事件です。
いきなりの解雇通告で本人が納得いかなかった場合、労働トラブルになりかねません。
まずは話し合いの場を持ち、会社のルールや方針を本人に理解してもらうことが重要です。
解雇までの流れ
- 1注意・指導
それでも改善しない
- 2訓告・戒告・出勤停止などの懲戒処分
それでも改善がみられない
- 3解雇
というふうにまずは注意・指導を行うことで本人にチャンスを与え、それでも駄目な場合「解雇」になります。解雇は最終手段として考えることが重要です。
ルールを決めておく
どういったことで解雇になるかなど、解雇に対する明確なルールを定めておく必要があります。
就業規則に解雇や、解雇に至るまでの懲戒規定を定めておきましょう。
そうすれば、「就業規則の◯◯の規定に違反したから、解雇されることになります」と明確な説明を行うことができます。
きちんとルールが紙などに残されていれば、しっかりと解雇理由を説明することができ、従業員も納得せざるを得ません。
メンタルヘルス問題の対応
こちらも近年増加傾向にある「メンタルヘルス問題」メンタルヘルスによる理由で休職していた従業員の復職をめぐりトラブルになってしまった、就業規則でメンタルヘルスの対策を行いたいなど、相談が寄せられます。しっかりとした対応ができないと、健康配慮義務や職場環境義務を怠ったとして訴えられるケースもあります。トラブルが起きてからではなく起きる前に、メンタルヘルス復職支援マニュアルの作成を作成しておくことが重要です。
労働時間管理（休日・休暇を含む）
法定労働時間とは
企業は従業員に対し、休憩時間を除く1日8時間・1週間で40時間を超えた労働をさせてはならないと労働基準法で定められています。この「1日8時間・1週間で40時間」が法定労働時間となります。
もし、法定労働時間を超えた勤務が発生してしまう場合は、時間外労働に関する労使規定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。
休日
原則1週間に1日以上と定められています。それ以外には起算日を明らかにした上で週4日以上の休日とすることも可能です。
休憩
休憩は、勤務時間内に労働から離れること保証されている時間をいいます。休憩時間は、労働時間の途中与えられなければなりません。
また、労働時間によって休憩時間与えられる場合と与えられない場合があります。
- 労働時間が6時間以下の場合、休憩時間がなくても違法にはなりません。
- 労働時間が8時間を超える場合、8時間を何時間超えても休憩時間は60分でよいとされています。
法定の休憩時間を与えなかった場合や、休憩時間を自由に利用させなかった場合には、経営者に罰則が与えられますので注意が必要です。
年次有給休暇
年次有給休暇とは、休日とは別に賃金をもらいながら自分が希望する日に仕事を休むことができる制度です。
- 雇入れから6カ月以上継続して勤務している
- 全労働日の8割以上出勤
この2つの条件を満たした従業員であれば、継続および分割した10日間の年次有給休暇が与えられます。
企業側は従業員から有給休暇を請求されると、従業員が希望する日に休みを与えなければなりません。ただし、希望した日に休みを与えることによって事業の運営が妨げられる場合にのみ、他の日に変更することが可能です。
時間外労働（残業）・休日労働
つい曖昧にしがちな残業や休日出勤。未払い残業代の問題は労使トラブルへと発展しやくなっています。
時間外労働とは？
労働基準法によって1日8時間、週40時間と定められています。これを超える場合は時間外労働となり、割増賃金を支払わなくてはなりません。
休日労働とは？
休日は、1週間に少なくても1日、それが無理な場合は4週を通して少なくとも4日を与えることが義務付けられています。
この義務付けられている休みを「法定休日」といいますが、これから外れた場合のみ休日労働となり、割増賃金の問題が発生します。
大抵の会社は、週休2日ですが、どちらかが法定休日ではなく、所定休日となるため、その日に働いたとしても割増賃金の問題は発生しません。しかし、所定休日の労働を含めた労働時間が40時間を超えた場合、超えた部分については時間外労働に当たるため、時間外労働に対する割増賃金音支払いが発生するので注意が必要です。
時間外労働・休日労働には36協定が必要
従業員に時間外労働や休日労働をしてもらうためには、36協定の締結と労働基準監督署への届出が必要となります。協定の中には以下の事項について定める必要があります。
- 時間外労働・休日労働させる必要がある具体的な理由
- 業務の種類
- 対象労働者数
- 延長することができる時間もしくは労働させることができる休日
- 協定の有効期間
残業を命じるには就業規則で
36協定は労働基準法上の免責の根拠でしかないので、時間外労働や休日労働を従業員に命じたい場合は、やはり就業規則に規定化する必要があります。しかし、無制限に時間外労働・休日労働が認められているわけではありません。時間外労働には「限度時間」という時間外労働の上限が設けられています。たとえ36協定を締結していたとしても、この上限を超えることはできません。
各種変形労働時間制・裁量労働制・事業場外みなし労働時間制
変形労働時間制とは
一定の単位期間について、1週間の平均労働時間が法定労働時間の枠内に収まっていれば1週または1日の法定労働時間の規制を解除することが認められる制度です。
1カ月単位の変形労働時間制
- 1年単位の変形労働時間制
- フレックスタイム制
- 1週間単位の変形労働時間制
裁量労働制
実際の勤務時間とは関係なく、あらかじめ決められた時間を働いたとみなし、給与を支払う仕組みです。
裁量労働制は遂行の方法を従業員に大きく委ねることで従業員がより能力を発揮できる専門的な仕事の場合に用いることが適切とされています。
例えば、編集者やデザイナー、プロデューサーなど11種類の専門的業務に限定されています。
裁量労働制を導入する場合、時間ではなく作業の遂行状況によって収入が決まってくるので、従業員の成果をきちんと評価できるシステムの導入や、従業員を公平に評価できる管理者の教育が必要となってきます。
みなし労働時間制
デスクワークなどではなく、営業活動といった事業場外での仕事に従事する方の労働時間の計算は困難です。その場合、みなし時間によって労働時間を計算できる場合があります。所定労働時間がみなし時間の対象ですが、所定時間を超える労働が普通に必要となる場合は、そのような通常必要となる時間がみなし時間となります。
当然、みなし時間で計算された時間が法定労働時間を超過した場合や、深夜業行われたりする場合は、割増賃金が必要となります。
雇用管理
労働契約の締結に関する問題
従業員と企業は対等な立場を保持して契約を締結しなければなりません。労働基準法に違反するような条件での契約は無効となってしまいます。労働契約の内容は就業実体に則ったものでないといけません。後々トラブルにならないためにも、契約内容は書面にしておくことをおすすめします。
労働契約の解約に関する問題
労働契約の解除トラブルで最も多いのが解雇や退職勧奨など、従業員にとって失業に直面する問題です。トラブルを避けるためにも企業側は曖昧な発言を避け、冷静・慎重に対応することが重要です。特に労働契約を一方的に解除する「解雇」と退職をすすめる「退職勧奨」は混同してしまう場合があり、トラブルに発展してしまう可能性が大きいので注意が必要です。
労働基準監督署への対応
労働基準監督署臨検調査は突然です。企業側は来てしまった労働基準監督署の臨検調査を拒むことはできません。
臨検調査を行っている時間は、通常業務を行うことができません。つまり、貴重な時間を臨検調査に費やして損してしてしまっているといっても過言ではありません。
また、臨検調査に対応するには、労働関係の法律的知識がある程度必要となり、不十分なまま臨検調査に臨むと、是正勧告や指導事項が増える可能性があります。
経営者として最も怖いのが、未払い賃金がある場合の遡及支払い勧告ではないでしょうか。
労働基準監督署の臨検調査は対策を行うことがベストですが、不十分であっても対応の仕方によっては結果が変わることがあります。
是正勧告や指導事項を最小限に抑えるためにも、一度、ご相談ください。
